Los principales desafíos
Antes de la implementación de HubSpot, la Universidad Cooperativa de Colombia enfrentaba una serie de retos estructurales que impactaban directamente la eficiencia del proceso de captación y la experiencia del aspirante. A continuación, se detallan los principales desafíos que motivaron la transformación digital de este proceso:
1. Gestión descentralizada
Cada una de las 16 sedes gestionaba de forma autónoma la captación de leads y el seguimiento a los aspirantes. Esta descentralización generaba múltiples formas de trabajo, canales no estandarizados de comunicación y duplicidad de esfuerzos. No existía una visión consolidada del proceso de admisión a nivel institucional, lo que dificultaba la toma de decisiones estratégicas y la coordinación entre sedes.
2. Fuga de datos
La información de los aspirantes era almacenada en archivos de Excel locales en cada sede, sin una base de datos centralizada ni mecanismos de actualización en tiempo real. Esto generaba riesgos elevados de pérdida de información, inconsistencias entre registros y una ausencia de trazabilidad en las acciones realizadas por los asesores. La falta de control sobre la información impedía identificar oportunidades de mejora o realizar un seguimiento efectivo al recorrido del aspirante.
3. Falta de medición y visibilidad de desempeño
La fragmentación de los datos dificultaba la evaluación del desempeño individual de los asesores y de cada sede. No se contaba con indicadores confiables ni dashboards consolidados que permitieran monitorear el avance de las campañas de captación o el cumplimiento de metas. Esto impedía establecer buenas prácticas, identificar cuellos de botella y optimizar recursos de manera proactiva.
4.Pérdida de interés del lead
La ausencia de automatización en los primeros contactos con los interesados provocaba una desconexión crítica: los leads que dejaban sus datos no recibían respuesta inmediata ni comunicaciones personalizadas, lo que generaba desinterés o pérdida de oportunidades de conversión. En un entorno cada vez más competitivo y digitalizado, la velocidad de respuesta y la experiencia del usuario son factores determinantes en la decisión de matrícula.
La solución: ¿cómo lo íbamos a lograr?
Con el acompañamiento estratégico del equipo de Grows, se diseñó e implementó un plan integral para la adopción de HubSpot como plataforma central para la gestión de captación de la Universidad Cooperativa de Colombia. La solución incluyó la implementación coordinada de los módulos Marketing Hub, Sales Hub y Content Hub, permitiendo una gestión centralizada y en tiempo real de su proceso de captación de leads. El plan de acción se basó en cuatro ejes clave:
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Centralización de canales de captación
Se intervinieron todos los orígenes de generación de leads de las 16 sedes de la UCC, incluyendo Meta Ads, Google Ads, el portal web institucional, portales educativos externos, visitas presenciales, ferias y eventos académicos. Cada canal fue conectado al CRM para garantizar la trazabilidad del origen del lead y consolidar una única base de datos centralizada. Esto permitió no solo eliminar la duplicidad de registros, sino también mejorar la segmentación y evaluar la efectividad de cada canal de captación.
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Identificación personalizada de programas de interés
A través del uso del objeto personalizado “Cursos” en HubSpot, se configuró un sistema que permite registrar automáticamente los programas académicos de interés de cada lead. De esta manera, cuando un aspirante completa un formulario indicando un programa, se crea una relación directa con el objeto curso, lo que brinda al asesor una visión completa y detallada de todas las áreas académicas por las que el prospecto ha mostrado interés. Esto permitió brindar una atención más personalizada y efectiva, aumentando las posibilidades de conversión.
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Automatización de la gestión comercial y de comunicaciones
Se implementaron workflows automatizados para asignar leads de manera inteligente a los asesores correspondientes, considerando variables como sede, modalidad del programa (presencial o virtual), nivel de interés y etapa del proceso. Esto permitió una distribución equitativa entre los asesores de sede y call center, así como un seguimiento puntual mediante tareas en HubSpot. Además, se configuraron comunicaciones automáticas inmediatas para que los leads recibieran confirmaciones y mensajes de bienvenida ni bien completaran un formulario, complementado con estrategias de lead nurturing para mantener su interés a lo largo del proceso.
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Estrategia de posicionamiento de marca con contenido
Con el módulo de Content Hub, se fortaleció la presencia digital de la UCC mediante un blog institucional, orientado a mejorar su posicionamiento SEO y atraer tráfico calificado al sitio web. Este contenido de valor, medido directamente desde el CRM, no solo generó leads orgánicos, sino que permitió construir una relación más cercana y educativa con los prospectos desde etapas tempranas de su búsqueda académica.
Plan de acción: ¿cómo lo hicimos?
Como parte de la estrategia digital diseñada para transformar el proceso de captación y admisión de la Universidad Cooperativa de Colombia, se definió e implementó un plan de acción estructurado que aprovechó al máximo las capacidades de HubSpot. Este plan integró acciones técnicas, operativas y de contenido, enfocadas en resolver los desafíos previamente identificados y potenciar la eficiencia de los equipos en las 16 sedes de la universidad. Las principales acciones ejecutadas fueron:
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Intervención de formularios web y de pauta
Se reemplazó el modelo anterior de formularios genéricos por nivel académico con la creación de un formulario individual para cada programa ofertado, que fue insertado directamente en la landing page correspondiente. Esta acción permitió capturar datos más precisos desde el inicio, mejorar la segmentación y asociar automáticamente al lead con su programa de interés. Además, se desarrolló un formulario genérico dinámico, programado en código, que muestra el listado de programas según la modalidad (virtual/presencial) y la sede seleccionada, facilitando así la experiencia del usuario. Por otro lado, se intervino los formularios de meta con la parametrización correspondiente para que la información de los leads coincidiera con las propiedades creadas en Hubspot, y de esa forma ingresaran correctamente a los flujos de captación.
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Captación presencial y eventos
Se diseñó un proceso automatizado dentro de HubSpot para registrar leads captados en ferias, eventos o visitas presenciales al campus. Identificando el origen del lead desde el formulario o vía registro manual, se activaban flujos de trabajo que asignaban tareas de seguimiento, creaban el objeto "curso" vinculado y facilitaban la trazabilidad de la gestión del asesor a cargo. Esto permitió profesionalizar y sistematizar un canal que antes era informal y difícil de medir.
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Integración con portal educativo externo
Se configuraron las propiedades necesarias en HubSpot y se generó un token de API personalizado para integrar el portal educativo externo con el CRM. Esta integración aseguró que la información de leads generados externamente llegara de forma estructurada y sincronizada, respetando las reglas de nomenclatura y lógica de propiedades previamente definidas, y permitiendo su ingreso automático a los workflows de gestión.
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Correos automatizados usando Breeze Copilot
Para mejorar la comunicación con los aspirantes, se utilizó la herramienta Breeze Copilot de HubSpot en la generación de correos de marketing atractivos, bien redactados y con asuntos optimizados. Estos correos fueron incorporados dentro de los flujos de nutrición y seguimiento, clasificados por nivel académico, fortaleciendo la relación con el lead en el proceso de captación.
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Automatización de procesos
Se crearon múltiples workflows inteligentes para recepcionar leads, asignarlos automáticamente a asesores según sede, modalidad y nivel académico, y marcar su origen a través de una propiedad personalizada de origen de lead, con mayor eficiencia. También se automatizó la creación del objeto “curso” para cada programa de interés y se desarrollaron flujos basados en ese objeto que generaban tareas, enviaban correos de refuerzo y movían a los leads a través de las etapas del proceso comercial según su comportamiento y la gestión realizada.
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Gestión avanzada con objeto “Curso” y pipeline de captación
Se configuró el objeto personalizado "Curso", cambiándole el nombre a “Programa de interés”, el cual nos permite registrar y visualizar todos los programas que un lead está considerando antes de convertirse en estudiante. Asimismo, se creó el pipeline de seguimiento del “curso”, que reflejaba las etapas del proceso de captación desde el primer contacto hasta la inscripción en el sistema académico.
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Paneles de control y reportes por sede
Se construyó un dashboard de informes personalizado por sede, el cual permite visualizar métricas clave como leads por programa, nivel y modalidad, tasa de conversión por canal de origen, efectividad de los asesores, niveles de contactabilidad y distribución de actividades comerciales. Esta visibilidad impulsó la toma de decisiones basada en datos y fomentó una gestión coordinada.
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Blog institucional personalizado
Se personalizó, mediante código, una plantilla de blog descargada del marketplace de HubSpot para alinearla con la identidad visual de la UCC. Se configuraron los parámetros necesarios para el cargue autónomo de contenido y se utilizó el copilot de HubSpot para optimizar los textos de los artículos publicados, mejorando su alcance, posicionamiento SEO y capacidad de atracción de nuevos leads desde búsqueda orgánica.
Resultados obtenidos
La implementación del ecosistema de HubSpot en la Universidad Cooperativa de Colombia, junto al acompañamiento estratégico de Grows, generó resultados significativos tanto en la eficiencia operativa de los equipos como en la experiencia de los aspirantes. A través de una estrategia integral que combinó automatización, centralización de datos y marketing de contenidos, se logró transformar el proceso de captación en una gestión más ágil, medible y centrada en el usuario.
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Consolidación de una base de datos centralizada y actualizada en tiempo real
Gracias a la intervención de todos los canales de captación y la conexión con herramientas externas, la UCC ahora cuenta con una única fuente de verdad para los leads de las 16 sedes, con trazabilidad clara del origen, intereses, etapa del proceso y responsable asignado. Esto permitió eliminar duplicidades, mejorar la calidad de los datos y facilitar reportes confiables para la toma de decisiones.
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Mejora sustancial en los tiempos de respuesta y conversión del aspirante
Con la automatización de tareas, asignación inteligente de asesores y envío inmediato de comunicaciones, se logró reducir significativamente el tiempo entre el registro del lead y el primer contacto, anteriormente se tenía un tiempo de 1 semana para dar atender a un lead, con Hubspot redujimos ese tiempo de 1 a 2 días. Esto incrementó el nivel de engagement de los aspirantes y redujo la pérdida de interés que anteriormente se daba por demoras o falta de seguimiento.
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Visibilidad total del desempeño por sede, programa y asesor
A través de los paneles de control personalizados, los líderes de sede y del equipo central ahora pueden monitorear métricas clave como volumen de leads por programa, tasa de conversión por canal, actividades de los asesores y etapas del pipeline. En 10 meses de implementación de este proyecto, se logró centralizar la información de 16 sedes, objetivo que no se pudo lograr en los 3 años anteriores a Hubspot. Esta transparencia permitió establecer metas claras, optimizar recursos y reconocer buenas prácticas entre equipos.
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Posicionamiento digital fortalecido
El nuevo blog institucional permitió mejorar la presencia digital de la universidad, atraer tráfico orgánico y posicionar a la UCC como referente en contenidos de valor para futuros estudiantes. Además, los artículos optimizados con copilot de HubSpot contribuyeron al incremento del alcance y visibilidad en buscadores, posicionando estos artículos en el top 10 en los últimos 6 meses de trabajo.
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Estandarización de procesos y escalabilidad institucional
La implementación de workflows, propiedades personalizadas y pipelines replicables permitió establecer una estructura sólida y escalable para que cualquier sede pueda operar bajo los mismos estándares, sin perder su autonomía. Esto sienta las bases para una gestión institucional más cohesionada y orientada a resultados.
Estos resultados no solo evidencian el impacto directo de las herramientas y estrategias implementadas en Hubspot en trabajo conjunto con Grows, sino que también consolidan a la Universidad Cooperativa de Colombia como una institución preparada para enfrentar los retos de la captación y admisión en la educación superior en la era digital.
