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Defontana - Cómo la optimización de HubSpot eliminó inconsistencias y redujo workflows en un 66%

ChatGPT Image 22 jul 2025, 05_58_46 p.m.

Industry

Technology

Desafío

Defontana, en su fase de expansión y consolidación, enfrentaba un desafío crítico en su operación interna de HubSpot. La proliferación de procesos automatizados, llegando a más de 300 workflows, generaba serias inconsistencias y errores en la información, afectando la confiabilidad de los datos para la toma de decisiones estratégicas y la eficiencia de los equipos de marketing y ventas.

Resultados

A través de una auditoría y reestructuración estratégica, se logró una reducción del 66% en la cantidad de workflows (de 300 a 100), sin sacrificar la capacidad operativa. Esto se tradujo en una mayor eficiencia, una drástica disminución de errores de datos y un sistema de automatización más robusto, escalable y fácil de mantener para el futuro.

Tecnología utilizada

Marketing Hub, Sales Hub

-66%
Reducción de Workflows
3x
Mayor Mantenibilidad
+90%
Consistencia de Datos
2x
Eficiencia Operativa
DFCO_ COLOMBIA COLABORADORES

Acerca del cliente

Defontana es una empresa líder en Latinoamérica, con una fuerte presencia en Perú, que ofrece un ecosistema de software de gestión empresarial (ERP) 100% en la nube. Sus soluciones están diseñadas para democratizar la tecnología, permitiendo a empresas de todos los tamaños —desde pymes hasta grandes corporaciones— optimizar y automatizar sus procesos clave en áreas como contabilidad, finanzas, ventas, inventario y recursos humanos. Su modelo de negocio se centra en la escalabilidad y la adaptabilidad, siendo un socio estratégico para el crecimiento de sus clientes.

En el vertiginoso mundo del software como servicio (SaaS), el crecimiento acelerado es el objetivo principal. Sin embargo, este crecimiento a menudo trae consigo una complejidad operativa que, si no se gestiona adecuadamente, puede socavar las bases del éxito. Este fue el escenario que enfrentó Defontana, el software ERP #1 en Perú. Si bien su plataforma impulsa la eficiencia de miles de empresas, sus propios procesos internos en HubSpot habían comenzado a generar fricción. La herramienta, diseñada para ser un motor de crecimiento, se estaba convirtiendo en un laberinto de automatizaciones redundantes y conflictivas. Fue en este punto crucial que la colaboración entre Defontana y Grows se inició, no solo para resolver un problema técnico, sino para redefinir su estrategia de operaciones de marketing y ventas dentro de HubSpot.

Necesidades y desafío estratégico

El principal desafío para Defontana no era la falta de tecnología, sino su gestión a escala. La compañía utilizaba HubSpot de manera intensiva, pero con el tiempo y el crecimiento del equipo, la plataforma acumuló una cantidad insostenible de workflows: más de 300 automatizaciones activas. Esta situación generaba problemas estratégicos significativos:

  1. Inconsistencia y Errores en los Datos: Múltiples workflows, a menudo creados por diferentes usuarios en distintos momentos, modificaban las propiedades de los contactos y negocios de manera conflictiva. Esto resultaba en datos poco fiables, afectando la segmentación, la personalización y la precisión de los reportes para la dirección.
  2. Baja Eficiencia Operativa: El equipo invertía un tiempo considerable en identificar y corregir errores generados por las automatizaciones, en lugar de enfocarse en actividades estratégicas de mayor valor. La localización de un fallo en la "maraña" de workflows era una tarea compleja y frustrante.
  3. Falta de Escalabilidad y Mantenibilidad: Con 300 workflows, cualquier actualización de procesos o implementación de una nueva campaña se convertía en un proyecto de alto riesgo. El sistema era frágil y difícil de mantener, limitando la agilidad de la empresa para responder a las oportunidades del mercado.
  4. Riesgos en la Gestión de Permisos: Como se descubriría más adelante, la gestión de permisos y roles dentro de HubSpot era laxa, lo que permitía la creación descontrolada de procesos sin una supervisión centralizada, perpetuando el ciclo de desorden.

El desafío era claro: necesitaban transformar su instancia de HubSpot de un pasivo operativo a un activo estratégico, asegurando que la plataforma pudiera soportar de manera fiable su próxima etapa de crecimiento.

Solución de Grows: una auditoría estratégica para la eficiencia

El enfoque de Grows se centró en entender el "porqué" detrás de cada automatización antes de realizar cualquier cambio técnico. La solución fue una auditoría integral y una reingeniería de los procesos en HubSpot, ejecutada en colaboración con los equipos de marketing y ventas de Defontana.

  • Paso 1: Diagnóstico y Mapeo de Procesos (Auditoría) El primer paso fue realizar una inmersión profunda en la instancia de HubSpot. No se trataba solo de contar workflows, sino de entender su propósito, sus disparadores (triggers), las acciones que ejecutaban y su impacto en el ciclo de vida del cliente. Se mapearon todos los procesos existentes, identificando redundancias, conflictos y automatizaciones obsoletas.
  • Paso 2: Sesiones de Trabajo Colaborativas Se organizaron workshops con los stakeholders clave de Defontana. En estas sesiones, se validó el propósito de cada familia de workflows. La pregunta guía fue: “¿Qué objetivo de negocio busca resolver esta automatización?”. Este enfoque colaborativo fue crucial para asegurar que la limpieza no eliminara procesos críticos y para alinear la tecnología con la estrategia comercial actual.
  • Paso 3: Diseño de una Nueva Arquitectura de Automatización Con un entendimiento claro de las necesidades reales, se diseñó una nueva arquitectura centralizada. El objetivo era consolidar múltiples workflows en uno solo, más inteligente y multifuncional. Por ejemplo, en lugar de tener 10 workflows para asignar leads según diferentes criterios, se diseñó un único workflow que utilizaba lógica condicional (branching logic) para gestionar todas las asignaciones. Se optimizó el uso de listas dinámicas como disparadores para mejorar la eficiencia y la claridad.
  • Paso 4: Implementación y Migración Controlada La reestructuración se ejecutó de manera metódica. Se desactivaron los workflows antiguos por lotes y se activaron los nuevos procesos consolidados, monitoreando de cerca el rendimiento para asegurar que todo funcionara como se esperaba. Se realizó una limpieza exhaustiva de propiedades y listas que ya no eran necesarias, simplificando aún más el entorno.

Aprendizaje Clave del Proceso: Un aprendizaje fundamental fue la importancia crítica de la gobernanza de datos y permisos. Se identificó que en organizaciones grandes y dinámicas como Defontana, la ausencia de una política estricta de permisos es una causa raíz del desorden. Como resultado, una de las recomendaciones estratégicas fue redefinir los roles y permisos en HubSpot, limitando la capacidad de crear workflows a un equipo centralizado de operaciones (Ops) para garantizar la coherencia y calidad a largo plazo.

Resultados detallados: impacto tangible en el negocio

La intervención de Grows no fue una simple limpieza técnica; fue una reconfiguración estratégica que generó resultados medibles y de alto impacto.

  • Optimización Radical y Eficiencia: El resultado más destacado fue la reducción de más de 300 workflows a solo 100. Esto representa una consolidación del 66%, eliminando el ruido y la complejidad. El sistema ahora es más rápido, más lógico y significativamente más fácil de gestionar, permitiendo al equipo de operaciones dedicar su tiempo a la optimización en lugar de a la corrección de errores.
  • Mejora en la Integridad y Confiabilidad de los Datos: Al eliminar las automatizaciones conflictivas, la consistencia de los datos mejoró drásticamente. El equipo directivo y los líderes de área ahora pueden confiar en los dashboards de HubSpot para la toma de decisiones, sabiendo que la información de contacto, negocio y servicio es precisa y está actualizada en tiempo real.
  • Agilidad y Escalabilidad a Futuro: Con una arquitectura de automatización limpia y centralizada, Defontana ahora puede implementar nuevas campañas y ajustar sus procesos comerciales con una agilidad que antes era impensable. El sistema está preparado para escalar al ritmo del negocio, no para frenarlo.

La colaboración entre Grows y Defontana demuestra que la madurez de una operación digital no reside en la cantidad de automatizaciones, sino en su eficiencia, coherencia y alineación con los objetivos de negocio. Al auditar y reestructurar su entorno de HubSpot, Defontana no solo resolvió un problema de inconsistencia de datos, sino que sentó las bases para un crecimiento más inteligente y sostenible. Este caso de éxito subraya que, para una empresa líder en tecnología como Defontana, la excelencia operativa interna es el reflejo más fiel de la promesa de valor que entregan a sus clientes.

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